4.1.2.2.2 De ZER

Als Esther Karmozijn zich samen met haar team bij het te visiteren ziekenhuis meldt, worden zij hartelijk ontvangen door een enthousiast duo. Juliette Saffier stelt zich voor als opleider (Leider) en Pascal Oranje als haar plaatsvervangend opleider (Samenwerker). Samen vormen ze een soort opleidingstandem. Als tandem had dit duo de schone, maar arbeidsintensieve taak op zich genomen om de Zelf-Evaluatie-Rapportage (ZER) op te stellen. Deze ZER fungeert als een soort onderlegger en tevens  als rode draad voor de gehele visitatieprocedure. Zij hebben ook het schema opgesteld op basis waarvan het visitatieteam zal spreken met de opleidingsgroep, de aios, de decaan  van de faculteit, mede-opleiders van andere disciplines in het ziekenhuis, de voorzitter van de Raad van Bestuur, de klinisch verloskundigen, de verpleegkundigen en de manager van het Leerhuis van het ziekenhuis. Kortom, een bonte stoet zal acte de présence geven, waarbij Juliette en Pascal steeds als trait d’union zullen optreden. Hoewel er dus sprake is van een vol, om niet te zeggen overladen programma, hecht Esther er aan ruimschoots tijd uit te trekken voor de persoonlijke kennismaking met hun gastheer en –vrouw voor de komende dag (Communicator, Samenwerker). Dat doet ze altijd met haar patiënten en ook nu betaalt deze investering in de relatie zich dubbel en dwars terug. Door eerst maar eens aan Juliette en Pascal te vragen waar zij als opleiders trots op zijn, ontstaat onmiddellijk een open en prettige sfeer. Door de ontstane veiligheid durven Juliette en Pascal al snel aan te geven dat er ondanks de zorgvuldige voorbereiding toch iets is misgegaan. Een deel van de opgevraagde informatie ontbreekt helaas (Leider, Organisator). Gelukkig zijn de meest basale stukken zoals de jaarverslagen over verrichtingen (operaties en bevallingen) en patiëntaantallen wel aanwezig, evenals de notulen van de opleidingsvergaderingen van het afgelopen jaar, alsmede de data en onderwerpen van de onderwijsmomenten. Wat ontbreekt, is de uitkomst van de jaarlijks gehouden interne enquêtes over het opleidingsklimaat (Leider, Opleider). Hoewel de contacten met de aios meestal soepel verlopen (Samenwerker) is de evaluatie van dit soort belevingsaspecten altijd spannend. Het gaat tenslotte om de subjectieve beleving van de aios en net als de ervaringen van patiënten, is ook die altijd onderhevig aan de ‘stemming van de dag’. Wat men vandaag over de beleving van gisteren vertelt, hangt af van zowel vandaag als gisteren. Esther realiseert zich onmiddellijk dat dit een ideaal moment is om van de nood een deugd te maken (Leider, Innovator), juist omdat het hier om subjectieve beleving gaat. Ze neemt zich voor de aios daar straks gewoon in het gesprek op te bevragen. Een dialoog is immers een veel beter instrument om stemming en sfeer te peilen dan een schriftelijke enquête (Communicator). Ze besluit echter ook om deze omissie als testcase te gebruiken voor de organisatorische creativiteit en stressbestendigheid van de opleidingstandem (Leider, Professional ). En net als ze dat bedenkt, realiseert ze zich ook dat ze in een en dezelfde communicatie actie kan duidelijk maken dat verantwoordelijkheid altijd daar moet worden gelegd waar die hoort (Professionaliteit). “En wat stellen jullie nu dus voor?” klinkt het even vriendelijk als gedecideerd. De opleiders blijken gelukkig uit het goede hout gesneden en stellen voor om de evaluatie door de aios, hoe spannend voor henzelf ook, gewoon te agenderen in de gesprekken met de aios (Professionaliteit). Het in gebreke blijven met de enquête zullen ze terugkoppelen in de Centrale Onderwijs Commissie.  Als dit voorstel bij iedereen in goede aarde blijkt te vallen, moet Esther even terugdenken aan de wijze woorden van een van haar eigen opleiders: ”Geneeskunde mag dan een vak voor doeners zijn, maar het woord is de daad van de machtige!” (Communicator). Van de natuurlijke pauze die valt, maakt David Olijf handig gebruik om een meer formeel punt aan de orde te stellen. “Mevrouw de voorzitter, het is mij opgevallen dat er veel onderwijsbijeenkomsten in het afgelopen jaar niet zijn doorgegaan (Leider, Kenniswerker). Ook de vergaderingen van deze opleidersgroep kennen een relatief lage opkomst. Kan iemand van jullie dat toelichten?” Juliette neemt een beetje geërgerd het woord: “Ja, als ik me even beperk tot de deelname aan ons eigen onderwijs dan is dat inderdaad een lastig punt. Juist om de eigen inbreng van de aios te stimuleren, zijn er steeds twee aios verantwoordelijk voor het onderwijsprogramma. Het ene duo is wat actiever dan het andere, maar er speelt meer.  Alle gynaecologen, en soms gastsprekers, geven in toerbeurt onderwijs. Daar is iedereen mee akkoord gegaan, maar het blijkt kennelijk toch heel lastig te zijn om op tijd te stoppen met de OK of de poli. Ondanks dat de secretaresse de betrokken collega’s er voor uitroostert, komt het voor dat het onderwijs op het laatste moment moet worden afgeblazen omdat er geen docent is (Organisator). Een tweede factor is de aanwezigheid van de aios zelf. Of ze staan nog op OK, of ze zijn nog bezig op de verloskamers, of ze zitten op de andere locatie, zijn vrij na hun dienst, op vakantie, zwanger of wat dan ook, waardoor er aldoor te weinig aios bij het onderwijs aanwezig zijn. Ik erger me er rot aan.” Esther ziet de frustratie op Juliëtte’s gezicht en parafraseert zichzelf: “En wat hebben jullie gedaan om dit probleem op te lossen?” Pascal neemt snel het woord. Hij kent Juliëtte. Als die gefrustreerd is over iets dat niet zo loopt zoals zij dat wenst, kan ze soms wat doorschieten in haar reactie (Samenwerking, Communicatie, Professional). Hij zegt op kalme toon: “Dat is een heel terechte vraag. Ik denk dat we ons tot nu toe eigenlijk alleen maar allemaal hebben zitten ergeren, maar dat niemand zich geroepen of bij machte voelde om in te grijpen. Juliette knikt een beetje beschaamd mee met zijn woorden (Communicator). Pascal richt zich dan ook direct tot haar: “Juliëtte, ik denk inderdaad dat het een goed idee is om dit aspect een keer met de gehele opleidingsgroep door te spreken. Het is per slot van rekening onze gezamenlijke verantwoordelijkheid, en niet alleen die van jou of mij. Daarnaast lijkt het me goed om eens creatief met de aios om tafel te zitten over de oplossingen voor het onderwijs (Innovator, Kenniswerker). Ik zag laatst ook een mogelijkheid van een eenvoudige digitale verbinding waarmee mensen ook op andere locaties een presentatie kunnen volgen. Dat wilde ik al met je bespreken, maar nu is dit wel een hele goede reden.” (Communicatie, Samenwerking, Leiderschap) Esther en David wisselen snel een blik van verstandhouding uit waarna Esther de toezegging nog even samenvat en David deze notuleert. Esther besluit met: “Dank voor dit zorgvuldige antwoord”.