2.1.1.2.6 Procesorientatie
Kaizen is proces georiënteerd. Als een werkproces goed verloopt leidt dit vanzelf tot goede resultaten (succes, output, performances, rendement, outcome).
Een verantwoord en doordacht werkproces leidt vanzelf tot goede resultatenORGANISATIE als Gemba-huis: QCD
Kwaliteit (Quality) staat voor kwaliteit, C (costs) voor kosten en D (delivery, deployment) voor levering. Deze combinatie is het beoogd resultaat.
De werkplek staat centraal. Medewerkers verrichten hoogwaardig werk.
Bij Kaizen verandert de rol van de manager aanzienlijk. Management, gebaseerd op beheersing en controle, maakt plaats voor een samenwerkingsrelatie met de medewerkers . Regelmatig neemt de manager een taak van een medewerker over om meer inzicht te krijgen in de activiteit en de daarvoor benodigde gedragscompetenties. Samen met de medewerkers worden instructies vastgelegd (codificatie). Gezamenlijk worden normen bepaald, die fungeren als standaard. Uitvoerende werkzaamheden worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd en voorzien van leesbare instructies en handleidingen.
Medewerkers ontwerpen samen met de leidinggevende de werkplek. Zij leren continu van succesvolle verbeteringen en successen, die zij realiseren. Door het beoordelen van een bereikt resultaat aan de hand van een standaard krijgen medewerkers feedback op de geleverde prestatie. Feedback bestaat uit informatie over gedrag.
Een bijzondere rol is weggelegd voor de zogenaamde ‘waterspider’. Deze allround medewerker zorgt ervoor, dat in een industriële productie setting voorraden op tijd worden aangeleverd. De ‘waterspider’ is een breed inzetbare medewerker, die op de achtergrond altijd beschikbaar is. Deze medewerker weet in lastige situaties storingen en complicaties snel te verhelpen en is beschikbaar (stand by) als ‘vliegende keep’, manusje van alles en invalkracht.
Met Kaizen wordt de overgang gemaakt van lineair denken naar non-lineair denken. De invoering van Kaizen verloopt als een iteratief, non-lineair proces: voortdurend wordt gebruik wordt gemaakt van terugkoppeling (feedback als informatie over gedrag); onderweg is er voldoende ruimte voor aanpassingen en kleine verbeteringen.
De behoeften en wensen van de individuele klant (cliënt, patiënt, student, collega) staan centraal en bepalen het werkproces. Collega’s worden bejegend als interne klant. Kaizen maakt het mogelijk maatwerk te leveren door ecologisch verantwoorde producten en diensten te leveren.
De activiteiten op de werkplek staan centraal. Een belangrijke vuistregel is de Deming cyclus van Plannen, Doen, Controleren en Actie ondernemen (PDCA).
Het management is volledig beschikbaar ten dienste van het primaire proces. Het gaat bij Kaizen niet primair om efficiency en productiviteitsverhoging op korte termijn, maar om maximale kwaliteit (perfectie, excellentie) van álle onderdelen in het totale werkproces. Het totale werkproces wordt integraal benaderd. Een kleine afwijking verstoort het totale systeem. Elke kleine verandering heeft gevolgen voor het totale systeem.
Aandacht wordt geschonken aan periodiek onderhoud. Maatregelen zijn erop gericht om effectief en kwalitatief hoogwaardig te blijven presteren op lange termijn.
Continu verbeteren leidt tot talloze toepassingen.
Kaizen is nooit af. De bestaande situatie (status quo) kan altijd worden verbeterd. Kleine verbeterstappen leiden na verloop van tijd tot zichtbaar, aantoonbaar resultaat. Een resultaat wordt gevisualiseerd. Wanneer Kaizen gedurende langere tijd consequent wordt toegepast, blijkt hoe ingrijpend de verandering is. Daarmee wordt een kantel- of omslagpunt bereikt: geleidelijk veranderen leidt uiteindelijk tot radicale transformatie. Het doel is een zo perfect mogelijke kwaliteit. Fouten, afwijkingen en verspillingen worden tot een minimum gereduceerd. Storingen en fixaties worden zoveel mogelijk geëlimineerd, zodat het werkproces storingsvrij kan verlopen. Hierdoor ontstaat ‘workflow’.
Problemen zijn vrijwel altijd het gevolg van structurele fouten in het organisatorische systeem zelf. Systeemfouten kunnen mensen nooit persoonlijk worden aangerekend.
Kaizen richt zich op het optimaliseren van het werkproces door systematische en permanente verbetering.
De nadruk ligt op het proces. Resultaten ontstaan vanzelf. Kaizen leidt uiteindelijk tot betere resultaten. In het bedrijfsleven betekent dit vergroting van productiviteit en omzet. Strategisch beleid is gericht op geleidelijke, continue groei. Winst wordt geïnvesteerd in Research & Development en uitbreiding van de activiteiten.